비즈니스 영어 회의 일정 조율｜제안·변경·확정 표현 12개

비즈니스 영어 회의 일정 조율

비즈니스 영어에서 회의 일정을 잡는 일은 단순히 날짜를 묻는 것보다 복잡합니다. 상대방의 시간대를 확인하고, 가능한 시간을 제안하며, 변경이 생겼을 때 부담 없이 다시 조율해야 합니다. 어려운 표현보다 목적이 분명한 짧은 문장을 익혀두면 이메일과 메신저, 화상회의 초대에서 바로 활용할 수 있습니다.

일정을 처음 제안할 때

• Would you be available on Tuesday afternoon? 화요일 오후에 가능하신가요?
• Could we schedule a meeting for 3 p.m. KST? 한국시간 오후 3시로 회의를 잡을 수 있을까요?
• Please let me know which time works best for you. 어느 시간이 가장 편한지 알려주세요.
• I have included three possible time slots below. 가능한 시간 세 가지를 아래에 적었습니다.

해외 상대와 약속할 때는 Tuesday나 3 p.m.만 쓰지 말고 날짜와 시간대를 함께 적는 것이 안전합니다. 예를 들어 August 25, 3 p.m. KST처럼 쓰면 시차로 인한 오해를 줄일 수 있습니다.

시간을 변경해야 할 때

• Would it be possible to move the meeting to Wednesday? 회의를 수요일로 옮길 수 있을까요?
• I am sorry, but I need to reschedule our meeting. 죄송하지만 회의 일정을 다시 잡아야 합니다.
• Could we push the meeting back by 30 minutes? 회의를 30분 늦출 수 있을까요?
• Thank you for your flexibility. 일정 조정에 협조해 주셔서 감사합니다.

변경 요청에는 긴 사유를 붙일 필요가 없습니다. 짧게 양해를 구한 뒤 대체 시간을 두세 개 제안하면 상대방이 다시 질문하는 횟수를 줄일 수 있습니다.

일정을 확정하고 확인할 때

• Tuesday at 3 p.m. KST works for me. 한국시간 화요일 오후 3시가 좋습니다.
• I have sent you a calendar invitation. 일정 초대장을 보내드렸습니다.
• Please confirm that you received the meeting link. 회의 링크를 받으셨는지 확인 부탁드립니다.
• I look forward to speaking with you. 대화 나누기를 기대하겠습니다.

실수하기 쉬운 부분

ASAP처럼 급하게 들릴 수 있는 표현을 반복하기보다 필요한 회신 시점을 구체적으로 적으세요. 일정이 확정되면 참석자, 안건, 예상 소요시간과 접속 링크를 한 번에 보내는 것이 좋습니다. 회의 하루 전에는 시간이 바뀌지 않았는지 짧게 재확인하고, 취소나 연기가 필요하면 가능한 한 빨리 알려야 신뢰를 지킬 수 있습니다.

간단한 이메일 구성

첫 문장에는 회의 목적, 두 번째에는 가능한 시간, 세 번째에는 회신 요청을 적으면 됩니다. 예를 들어 “I would like to discuss the delivery schedule. Would you be available on August 25 at 3 p.m. KST? Please let me know if another time would be more convenient.”처럼 세 문장으로도 충분히 명확한 메일을 만들 수 있습니다.

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